Mon organisation de freelance au jour, à la semaine et au mois

Lorsque j’ai commencé mon activité de freelance en Septembre 2019, la première chose qui m’a posé problème était l’organisation. Je suis par nature plutôt organisée mais j’avais du mal à structurer mes journées, mes semaines et mes mois. Résultat ? Je me dispersais et je manquais d’efficacité.

Je n’ai jamais oublié de faire quelque-chose pour un client car je note vraiment tout ce que je dois faire (via une To-do List papier à l’époque et Trello maintenant). Mais je ne programmais pas ces tâches dans le temps. Aujourd’hui, après plus de 8 mois en Freelance, j’ai développé tout un tas de rituels d’organisation quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. 

Quelle organisation mensuelle, hebdomadaire et journalière adopter ?

Mon organisation mensuelle

Pour mes missions clients 

Pour m’organiser à chaque début de mois, j’ai un outil formidable qui s’appelle… un sous-mains en papier. Ok, ça ne fait pas rêver dit comme ça. Mais finalement, vous pouvez faire la même chose sur un grand tableau blanc ou sur ordinateur

Je réalise un tableau chaque fin de mois avec mes clients du mois prochain. Pour chaque client, j’inscris les missions que je dois réaliser pour lui. Exemple : pour mon client A, je dois rédiger 2 articles, 4 publications Facebook et mettre à jour 10 anciens articles par mois. 

Une fois que j’ai fait mes to-do lists par client, je les programme dans le mois. Par exemple, les plans de contenu Facebook et Instagram sont réalisés en fin de mois précédent ou en tout début de mois. Pour les articles, je programme en premier ceux pour lesquels j’ai déjà été briefée et je prévois des rendez-vous clients pour ceux pour lesquels il me manque des informations. Ainsi, en début de mois, tous mes clients savent ce qu’ils doivent me fournir pour que je puisse faire mon travail correctement. 

Cette organisation me permet également de voir mon avancée au fur et à mesure du mois. Par exemple, si je vois en semaine 3 que j’ai fini la majorité de mes missions clients, je sais que je vais pouvoir consacrer la fin du mois à mes projets pro ou à de la prospection par exemple. 

Pour mon entreprise

Etre freelance, ça veut dire également avoir de nombreuses tâches à réaliser pour sa propre entreprise. Généralement, je m’occupe de la compta et de la facturation au fur et à mesure du mois (en fonction des contrats que j’ai avec mes clients). 

En ce qui concerne ma stratégie de contenus, j’avais la (mauvaise) habitude de ne pas prendre d’avance. Depuis le mois d’Avril, je prévois 1 à 2 jours complets pour réaliser tous mes contenus du mois suivant. Je programme ça en semaine 4 car mes missions clients sont généralement terminées. Je prépare mes articles de blog, mes publications Instagram et LinkedIn ainsi que mes visuels Pinterest pour le mois suivant. 

Ensuite, je bloque dans mon Google Agenda des créneaux pour travailler sur mes projets annexes (création d’une formation en ligne, par exemple). J’y inscris également mes rendez-vous et deadlines au fur et à mesure. 

Mon organisation hebdomadaire sur Google Agenda.

Mon organisation hebdomadaire

Chaque semaine, et ce depuis le début de mon activité de freelance, je ne travaille que du Lundi au Vendredi. Je sais que beaucoup de freelance travaillent le week-end mais ce n’est pas mon cas. Et si, exceptionnellement, ça m’arrive de travailler le week-end, je n’en fais pas une généralité ni une “norme” de freelance. 

Chaque fin de semaine, je programme toute ma semaine suivante. Je prends chaque tâche urgente de ma To-Do list mensuelle et je bloque des créneaux précis dans mon agenda. Une fois mes missions clients programmées, je passe à mes projets pro. Je prévois en général une demi-journée par semaine pour avancer sur ma formation. Le reste du temps est réparti entre prospection, veille et auto-formation

Par semaine, j’ai également quelques obligations perso qui sont immuables. Tous les Mercredis à 11h et les Vendredi à 12h, je vais à la piscine (hors confinement, bien sûr). Le Jeudi soir, je vais à la danse. Cela ne change pas et j’organise mon emploi du temps en fonction.

Mon organisation journalière

Comme je l’ai expliqué dans un post sur LinkedIn récemment, je ne travaille plus que de 9h à 16h. Pourquoi ? Car j’ai arrêté de prendre des pauses déj. Je me suis rendue compte que j’avais énormément de mal à me remotiver et à me concentrer après avoir déjeuner. Je n’étais pas efficace et je ne trouvais aucune solution à cela. 

Depuis 2 semaines, j’ai donc décidé de ne plus prendre de pause à midi et de manger un petit encas devant mon ordinateur lorsque j’avais faim en milieu de journée. Je mange ensuite mon vrai déjeuner à 16h. Et cette organisation fonctionne du feu de dieu pour moi !

J’arrive à entrer dans un état de concentration extrême (deep work) jusque 13h environ. A ce moment là, je fais une pause “active” de 15 min environ. Je passe un coup de fil à un proche, je range mon appartement ou je file sur mon balcon pour prendre l’air. Ensuite, je reprends mon travail en sachant qu’il ne me reste que 3h à travailler. 

Dans la journée, je prévois les tâches les plus importantes le matin. C’est le moment où je suis la plus concentrée et productive. Après 13h, je prévois des missions plus créatives et “manuelles” ou je réalise toutes les micro-tâches qui encombrent ma to-do list. 

Et à 16h… Ciao ! 

Et vous, comment avez-vous choisi de vous organiser ?

Et vous, comment vous organisez-vous chaque mois, semaine et jour ? Quelles sont vos solutions pour améliorer votre productivité

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